Descubra como a Procuradoria Geral do Estado de São Paulo desenvolveu seu planejamento estratégico

A PGE-SP adotou uma abordagem colaborativa para renovar sua estrutura e processos, culminando na implementação de estratégias que fortalecem o alinhamento institucional e a eficácia na entrega de serviços públicos

As entidades de advocacia pública desempenham um papel fundamental na garantia da justiça e harmonia no funcionamento do Estado e da sociedade. Diante de contextos jurídicos complexos e em constante evolução, essas entidades precisam se adaptar às demandas sociais, assegurando a implementação de políticas públicas juridicamente seguras.

Nesse contexto, para atingirem os seus objetivos estratégicos e serem mais efetivas em suas ações ao longo do tempo, as procuradorias devem fazer uso de importantes ferramentas organizacionais como o planejamento estratégico. Essa metodologia trata-se de uma ação ordenada, que envolve reflexão, análise e tomada de decisão sobre os grandes propósitos do órgão e os meios para alcançá-los, levando em consideração os recursos disponíveis e as mudanças almejadas.

Assim, o planejamento estratégico desenvolvido pela Procuradoria Geral do Estado de São Paulo (PGE-SP), com o apoio e governança da Comunitas e parceria técnica do Instituto Publix, se torna um importante processo para alcançar objetivos institucionais de maneira sustentável. Esse planejamento visa fomentar a administração pública voltada para resultados, demonstrando o compromisso da instituição com uma gestão mais eficiente e alinhada às necessidades da sociedade.

Mas como se deu esse processo? Quais foram as etapas? Descubra no texto a seguir! 

Desafio

A PGE-SP vinha enfrentando importantes desafios, incluindo a necessidade de estabelecer parcerias estratégicas para lidar com questões legais complexas e garantir a segurança jurídica na implementação de políticas públicas. A Comunitas se destacou como parceira ideal devido à sua metodologia de governança compartilhada, capaz de atender às necessidades públicas com precisão. Além disso, a organização já possuía uma atuação consolidada junto ao governo do Estado desde 2018, o que facilitou a realização de diversas ações.

Ademais, em um primeiro momento, também identificou-se a necessidade de aprimorar o conhecimento sobre ferramentas de gestão aptas a viabilizar a discussão, implementação e monitoramento das soluções.

Objetivo 

A Procuradoria Geral do Estado de São Paulo reconheceu a necessidade de um plano de longo prazo para guiar suas ações nos anos de 2023-2026. Diante disso, além dos desafios internos relacionados à comunicação e sinergia, a instituição optou por desenvolver um planejamento estratégico construído e pactuado coletivamente.

A iniciativa teve o objetivo de traçar ações estratégicas que melhorem o ambiente de trabalho, valorizem os colaboradores e promovam um clima organizacional positivo, buscando superar os desafios internos e alcançar os objetivos institucionais.

À época do início do projeto, em 2022, a Procuradora Geral do Estado, Drª Inês Coimbra, reforçou a importância de fazer um projeto que fosse perene e que contasse com a participação e engajamento de todos os servidores da instituição. “Para que uma PGE do futuro se concretize, é importante que a gente conte com o engajamento de todos. Se isso não acontecer, se torna um projeto de apenas uma gestão. A ideia é que seja um projeto legítimo e institucional”. 

Desenvolvimento do projeto

O projeto de planejamento estratégico da PGE-SP foi meticulosamente implementado em três etapas, cada uma focada em aspectos distintos para fortalecer a gestão e o desempenho da instituição:

Primeira etapa: diagnóstico organizacional

A primeira fase foi o momento em que se realizou o diagnóstico situacional do órgão, com o objetivo de entender os principais desafios internos e obstáculos que a PGE-SP vinha enfrentando. Durante esta etapa, foram promovidas diversas ações de escuta ativa, incluindo pesquisas e questionários com os servidores e colaboradores da instituição. 

A ação foi realizada com o objetivo de coletar opiniões e sugestões do quadro funcional da PGE-SE, buscando o engajamento dos procuradores e servidores, que ajudariam a moldar as futuras estratégias da organização, assim como na identificação de soluções para os problemas institucionais. 

“A PGE passou por uma espécie de autoanálise profunda, descobrindo aspectos que estavam diante dos nossos olhos, mas que não tínhamos percebido quão significativos eram. Essa constatação revelou que, apesar do empenho das pessoas, muitas vezes faltava coordenação de esforços e direcionamento coletivo. O diagnóstico, realizado com ampla participação, foi responsável por uma verdadeira revolução interna na Procuradoria. Foram realizados encontros de gestão e houve um olhar mais atento ao desenvolvimento dos servidores, algo inédito. Esse novo olhar para cada servidor como parte fundamental da instituição foi um ganho valioso”, declarou a Executiva Pública da PGE-SP, Dra. Maria Deusilene. 

Adicionalmente, foi criado um hotsite especificamente para facilitar a coleta e organização dessas informações, bem como a realização de workshops com lideranças para validar os resultados obtidos e priorizar os próximos passos no planejamento estratégico do órgão.

Segunda etapa: definição de prioridades institucionais

Na segunda etapa, o foco foi definir com clareza as prioridades institucionais da PGE-SP. Este processo foi realizado a partir da elaboração de direcionadores estratégicos, como missão, visão e valores, estabelecendo as diretrizes que irão guiar o órgão nos próximos anos. 

Os workshops se consolidaram como ferramenta essencial para a validação das estratégias. Através de dinâmicas interativas e metodologias participativas, os encontros proporcionaram a integração e o alinhamento dos diversos setores da PGE-SP em torno dos objetivos comuns da instituição.

O processo de co-criação teve o objetivo de fazer com que a voz de cada servidor da PGE fosse ouvida e valorizada, promovendo um ambiente de diálogo aberto e transparente, onde diferentes perspectivas se unem para construir um futuro melhor para a instituição.

Terceira etapa: construção do portfólio de projetos e entregas

Na última etapa, foi a hora de construir um portfólio de projetos e entregas, considerados essenciais para o cumprimento dos objetivos e executados de modo prioritário. Além disso, foi desenvolvido um plano de monitoramento, avaliação e revisão da estratégia para garantir que os objetivos estabelecidos fossem atingidos de forma eficaz. 

Nesta fase, foi realizada uma “Maratona de Projetos”, oportunidade para que servidores, colaboradores e procuradores participassem da construção colaborativa de soluções inovadoras aos desafios enfrentados em suas experiências profissionais. 

Principais resultados

Cada fase do planejamento estratégico da PGE-SP representa um avanço progressivo com vistas à transformação na maneira com que o órgão atua, de forma a garantir que a mesma esteja bem posicionada para enfrentar desafios futuros e servir ao público com foco nas atuais demandas da população.

Na primeira fase, o diagnóstico contou com a participação de 60% dos procuradores e servidores, além de fazer a análise de mais de 40 documentos e a condução de 27 entrevistas. Este esforço resultou em um documento de diagnóstico coeso, identificando problemas, causas e recomendações. 

Esta etapa do processo, inclusive, recebeu reconhecimento internacional por sua qualidade e inovação, sendo selecionado para apresentação no XXVIII Congresso Internacional sobre a Reforma do Estado e da Administração Pública, promovido pelo Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo (CLAD) em Cuba, destacando-se como um modelo de prática administrativa exemplar.

A segunda fase culminou na apresentação do mapa estratégico da PGE-SP 2023-2026, durante a celebração dos 76 anos da instituição no Palácio dos Bandeirantes. Este evento destacou a transformação da visão estratégica do órgão em metas e indicadores concretos, que alinham as ações da PGE-SP às políticas públicas estaduais. 

Neste estágio de desenvolvimento do planejamento estratégico da PGE, a Comunitas lançou a publicação intitulada “Cartilha para a elaboração de diagnóstico e planejamento estratégico em órgãos de Advocacia Pública”. 

O material sistematiza as duas primeiras etapas do projeto, oferecendo orientação tanto na criação de estratégias sólidas quanto na alocação eficiente de recursos e na adaptação proativa a ambientes em constante mudança. A cartilha também destaca a importância da colaboração interna e externa, fundamentada na experiência da Procuradoria Geral do Estado de São Paulo.

Por fim, a terceira fase, que  terminou em julho deste ano, se dedicou à implementação do planejamento através da definição de um portfólio de projetos prioritários. Um destaque dessa etapa foi a maratona de ideação de projetos, onde, após capacitação, os membros da PGE compartilharam ideias pioneiras para melhorar a eficiência e eficácia organizacional. 

A maratona serviu como uma das principais fontes de subsídios para definir os projetos estratégicos. Após a esse processo, e com base na pesquisa de benchmark, foi elaborada uma proposta inicial contendo 40 iniciativas, que foram então analisadas pelo grupo gestor e transversal. Após uma redução substancial, 6 projetos foram apresentados à Alta Gestão da instituição paulista. A proposta é que cada iniciativa seja acompanhada de perto pela Coordenação Administrativa da PGE, que realizará a governança das mesmas a cada 3 meses com a alta gestão do órgão.

Confira os projetos selecionados: 

• Comunica PGE – Comunicação integrada para maior transparência;
• IntegraDados – Garantir integridade e eficiência de dados;
• Conexões estratégicas – Promover atuação mais estratégica por meio de integração entre grandes áreas;
• Escritório de Processos – melhoria de processos da PGE;
• PGE Digital 2030 – Evolução no uso de tecnologias;
• Carreira+ – Promover o crescimento e a mobilidade dos servidores.

“Nossa jornada de planejamento se destaca pela legitimidade que conquistamos, graças à ampla e diversificada participação dos servidores. Esta era uma preocupação para mim: garantir que todos os pontos de vista fossem abarcados, e que cada voz tivesse a oportunidade de contribuir. Foi unindo forças e valorizando a diversidade de ideias que construímos um processo verdadeiramente legítimo”, contou a Procuradora-Geral de São Paulo, Dra. Inês Coimbra.

Replicabilidade

Com um ano em que o processo foi iniciado na PGE-SP, a Comunitas lançou a publicação  “Cartilha para a elaboração de diagnóstico e planejamento estratégico em órgãos de Advocacia Pública”, relatando a experiência do órgão até aquele momento.

Por meio de entrevistas com gestores e líderes da PGE-SP, o material conta o processo que foi implementado com o objetivo de capacitar profissionais, líderes e partes interessadas, fornecendo as ferramentas e insights necessários para enfrentar os desafios e aproveitar as oportunidades inerentes à missão dos órgãos de advocacia pública.